УСН: документы подтверждающие расходы. Комментарий к письму Минфина РФ от 02.06.2011 № 03-11-06/2/89

523

Сотрудники Министерства Финансов в очередной раз разъяснили, что налогоплательщикам, применяющим УСН, независимо от того, что они освобождены от ведения бухгалтерского учета, необходимо оформлять хозяйственные операции оправдательными документами. Обязательные реквизиты, порядок учета, составляемых документов, комментируют чиновники в своем письме.

Как известно, компаниям, находящимся на упрощенной системе налогообложения, необязательно вести бухгалтерский учет. Исключение составляет учет нематериальных активов и основных средств. Эти положения прямо следуют из статей 3, 4 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее- ФЗ № 129-ФЗ).

Какую отчетность сдаем, а какую только составляем?

Нормами законодательства установлено, что обществам (как с ограниченной ответственностью, так и акционерным) в ряде случаев, к примеру, при выплате дивидендов акционерам или при принятии решения об увеличении уставного капитала, необходимо вести бухучет в полном объеме. Эти положения подтверждают многочисленные Письма Министерства Финансов России от 13.04.2009 N 07-05-08/156, от 02.09.2008 N 03-11-04/2/131, от 22.09.2008 N 07-05-06/203.

Несмотря на обязанность некоторых организаций-«упрощенцев» составлять бухгалтерскую отчетность, сдавать отчетные формы в налоговую инспекцию они не должны. Этот вывод подтверждает ФНС России в Письме от 15.07.2009 N ШС-22-3/566@.

Тем не менее организации для подтверждения факта хозяйственных операций и отражения их в бухгалтерском учете, должны составлять оправдательные документы.

Это необходимо и для налогового учета, поскольку компании, применяющие УСН, с объектом обложения доходы минус расходы, при определении налоговой базы, могут учитывать затраты перечисленные в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ. При этом нужно соблюдать требования статьи 252 НК РФ, а именно: все расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены.

Под обоснованными понимают экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются расходы, оформленные документами в соответствии с законодательством РФ, либо с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве на территории которого они произведены.

Поговорим о «первичке»

Применяя упрощенную систему налогообложения, компании не освобождаются от обязанности по подтверждению фактически произведенных расходов соответствующими первичными документами (Письмо Минфина России от 05.03.2005 N 03-03-02-04/1/58).

Эти документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России.

Для документов, форма которых не предусмотрена в указанных альбомах, предусмотрены следующие обязательные реквизиты:

  1.  наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
  4. содержание хозяйственной операции;
  5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  6. наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  7. личные подписи указанных лиц.

Принятие к учету «новых» документов нужно отразить в учетной политике хозяйствующего субъекта.

Арбитражная практика

Не составление и последующее не предоставление первичных учетных документов в налоговые органы, при проведении ими контрольных мероприятий, может повлечь неприятные последствия для организаций. Причем даже в тех случаях, когда компании не могут представить все необходимые бумаги не по своей вине. Например, по техническим причинам.

Так в Постановлении ФАС Московского округа от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2 судьи привлекли налогоплательщика к ответственности из-за непредставления им запрашиваемых налоговой инспекцией бумаг. Тот факт, что в связи со сбоем в работе используемой компьютерной программы и последующим замыканием жесткого диска на арбитров впечатления не произвел.

Исследуя вопрос наличия вины, суд руководствовался положениями статьи 110 Налогового Кодекса РФ и пришел к выводу, что хозяйственным субъектом не были обеспечены условия для хранения документов и допущены грубые нарушения правил учета доходов и расходов в течение более одного налогового периода. При этом суд, делая выводы, основывался на Федеральном законе № 129-ФЗ. Требования которого обязывают налогоплательщиков оформлять все хозяйственные операции оправдательными документами. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, осуществляется в регистрах бухгалтерского учета, которые ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Согласно статье 17 ФЗ № 129-ФЗ первичные документы, регистры бухучета и отчетность должны храниться в течение сроков, которые установлены правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за их организацию и хранение несет руководитель организации.

В соответствии с пунктом 1 статьи 54 НК Российской Федерации хозяйственные субъекты исчисляют налоговую базу по итогам календарного года на основе данных таких регистров или на основе иных сведений об объектах, подлежащих налогообложению.

Однако спорные документы у организации отсутствовали, в связи с чем привлечение ее к налоговой ответственности в соответствии с пунктом 2 статьи 120 НК РФ законно.

Другое дело, если налогоплательщик хранил документы соответствующим образом, но они повреждены или утрачены по причине аварий или пожаров. В таком случае налоговые инспекции не могут оштрафовать организацию за отсутствие первичных документов. Обстоятельством, исключающим вину, признается совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие непреодолимых обстоятельств (пп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ). К такому выводу пришли Судьи в Постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.2009 по делу N А17-6799/2008 и ФАС Северо-Западного округа от 30.10.2008 по делу N А56-2606/2008.

Добавить комментарий