Александр Тупицын: «Новая эра электронного документооборота»

393

Специалисты компании «Такском» постоянно информируют налогоплательщиков о том, что их ждет в области электронного документооборота и как адаптироваться в 2012 году к современным электронным налоговым новшествам. Об этих и других актуальных проблемах, связанных с электронным документооборотом, читайте в интервью заместителя генерального директора компании «Такском» Александра Тупицына.

— Какие новые возможности электронного документооборота ожидают налогоплательщиков в 2012 году?

— 2012-й год станет точкой отсчета для нового витка развития электронного документооборота (ЭДО). В настоящий момент мы имеем более чем 11-летний опыт работ с электронными документами, в том или ином виде. За эти 11 лет произошло многое. Большинство налогоплательщиков перешли на предоставление отчетности в электронном виде. Привычным стало такое понятие, как электронная цифровая подпись (ЭЦП). Появился портал gosuslugi.ru, проводятся электронные торги, с помощью которых госзакупки удалось перевести в прозрачный и более привлекательный для бизнеса формат.

— Получается, что начинается новый виток?

— Он уже начался. К началу 2012 года практически полностью сформировалась нормативная база для отказа от бумажного документа и переход к электронному формату. Ключевой документ для бизнеса — счет-фактура, которая сопровождает любую сделку. Это документ налогового учета, государство администрирует процесс создания и движения счета-фактуры от контрагента к контрагенту. Мы видим, что за последние 2 года практически полностью определен механизм работы с электронными счетами-фактурами. В 2010 году вышел Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ, который обозначил возможность работы с электронными счетами-фактурами. В 2011 году разработан «Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н).

Недавно подписано Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», и сегодня, буквально со дня на день, мы ждем утверждения формы электронной счета-фактуры.

По актам, накладным и другим популярным документам законодательных запретов на их существование в электронном виде нет. Однако налоговые органы при проведении камеральных проверок и других действий принимают только электронные документы, которые имеют установленный формат. Если формат не установлен, то, выходит, налогоплательщик и не может представить его в контролирующие органы в электронном виде. ФНС пообещала разработать рекомендуемые форматы накладных и актов, что, безусловно, позитивно скажется на развитии ЭДО.

— Расскажите о перспективах перехода на внешний ЭДО в России по электронным счетам-фактурам и другой первичной документации? Каковы возможные проблемы и пути их устранения при переходе на ЭДО?

— Основная проблема — адаптация налогоплательщиков к электронному документообороту. Исторический путь «бумаги» в России и во всем мире огромный, мы привыкли к бумажным документам, отчетности. А ЭДО — это что-то новое, необычное, к этому надо привыкнуть.

Как правило, у средней фирмы система документооборота обычно выстроена так: есть секретарь, он получает первичную документацию, распределяет ее, что-то несет в бухгалтерию, что-то по соответствующим специалистам, они согласовывают и обрабатывают документы. При электронном документообороте в организации необходимо будет внедрять специальные решения разного уровня сложности, которые будут по меньшей мере повторять эти процессы уже в электронном виде.

Определенная инерция недоверия в ближайшие годы будет сохраняться, однако по мере втягивания организаций в ЭДО она снизится, а затем и вовсе пройдет. Кроме того, переход на ЭДО потребует от ряда организаций перестроения некоторых, а то и всех бизнес-процессов. Но здесь, я думаю, дело за операторами. Они должны предоставить бизнесу удобные интеграционные решения.

— Что можно оценить как позитивные изменения, а что принесет больше проблем, чем удобств? Какие Вы бы назвали узкие места и нерешенные вопросы в сфере регулирования ЭДО?

— Позитивные изменения — это уменьшение количества бумаги и бесконечных бумажных копий, повышение скорости принятия решений и, как следствие, скорости оборота капитала. Переход на электронные документы должен также привести к уменьшению количества ошибок и связанной с ними проблематики арбитражных споров и взаимоотношений с контролирующими органами при подтверждении льгот и возмещений.

Но и узкие места, безусловно, существуют. Одна из важных проблем — отсутствие четких стандартов в отношении других документов, за исключением счета-фактуры — акты, договоры, и т.д. На самом деле, стандартизировать как-то эти документы довольно сложно. Ведь их форма и вид во многом определяются родом деятельности, масштабом бизнеса, и др. Кроме того, электронный документ может быть выпущен в разных форматах — word, pdf, jpeg, и др., и разным организациям удобнее то или иное.

В то же время, типизация документов нужна, по крайней мере, для представления их в контролирующие органы. Налоговики принимают документы, имеющие установленный формат, а ведь такого формата у большинства бухгалтерских документов нет. Государство может взять на себя роль регулятора в данном случае и стандартизировать форматы. ФНС уже идет по этому пути, пообещав разработать рекомендуемые форматы накладных и актов.

Еще одна важная проблема, связанная с электронным документооборотом, — это процесс обработки документов. Ведь кроме цели отказа от «бумаги» ЭДО нацелен на облегчение, оптимизацию данного процесса. Скажем, документы в pdf-формате имеют ограниченные возможности делового оборота. Данные бухгалтеру приходится «перебивать» вручную. Хотя стоит отдать должное этому формату, сегодня многие фирмы отказались от бумажной переписки с контрагентами и большого штата курьеров и пересылают друг другу документы в формате pdf, ускоряя таким образом процесс работы и развитие бизнеса в целом.

— Что стоит взять на вооружение из зарубежной практики обмена электронными документами?

— Европа опережает нас на 5-7 лет. И мы видим, с чем они столкнулись при внедрении ЭДО. Мы можем учиться на их ошибках и, в то же время, взять от них все лучшее.

Европейские эксперты отмечают, что попытка быстро получить все преимущества от перехода на ЭДО, сразу все стандартизовать и автоматизировать, как правило, приводит к неудаче. Во-первых, электронный документ должен стать сам по себе привычным и стандартным. То есть, опять же вопрос адаптации, что у нас, что в Европе. Во-вторых, в еврозоне много стран, и нет каких-то единых стандартов, вместо этого в разных странах действуют различные принципы и правила. Где-то ЭЦП обязательна, где-то опциональна, где-то электронные документы должны предоставляться в таком формате, где-то — в ином.

В некоторых отраслях получили распространение стандарты EDI — в ритейле, например. Но бывает так, что крупному торговому оператору стандарты выгодны, а для мелкого поставщика их реализация слишком дорога. И в каждом конкретном случае ситуация решается индивидуально. Кто-то выбирает только крупных поставщиков, проигрывая в цене. Кто-то инвестирует во внедрение стандартов у своего пула поставщиков и т.д.

Из имеющегося европейского опыта можно сделать вывод, что выигрывают страны, в которых переход на ЭДО достаточно жестко регулируется государством. Так поступают, например, скандинавские государства. Скажем, в Швеции все сделки с государством должны производиться только в электронном виде. Доля электронного документооборота после введения такого обязательства составила 60%.

— Это положительный опыт, Россия его перенимает отчасти?

— Да, у нас активно развиваются электронные торги. Договоры при проведении электронных торгов заключаются уже только в электронной форме. Электронные торги могут стать толчком для развития ЭДО.

К тому же, в 2012 году расширяется перечень организаций (компаний с определенной долей государственного капитала), которые обязаны производить сделки только через электронные торги. Я уверен, это положительное изменение, ведь без активного участия государства переход к ЭДО невозможен.

С другой стороны, у нас нет такой разницы от региона к региону, как в Европе. 60-70% налогоплательщиков предоставляют отчетность в инспекции в электронном виде, применяя ЭЦП. Мы имеем уже какую-то накопленную практику по вопросам ЭДО, и это замечательно. Хотя мы и отстаем от Европы, у нас довольно высокий уровень информационных технологий и зрелости нормативной базы. Мы можем пройти то расстояние, что они прошли за десятилетие, за 2-3 года.

— Какие изменения в плане ЭДО ожидают налогоплательщиков в связи со вступлением России в ВТО?

— Вступление в ВТО может ускорить процесс развития ЭДО в России, так как в Европе электронный документооборот значительно более развит, чем у нас. С другой стороны, никто ничего отечественному бизнесу навязать не сможет, так как в еврозоне до сих пор нет общепринятых стандартов. Догоним и перегоним, с учетом наших возможностей. Вступление в ВТО может стимулировать предприятия, работающие с европейскими странами, переходить быстрее к электронному документообороту.

— Какие продукты предлагает компания «Такском»?

— Мы проводим ряд пилотных проектов с различными предприятиями по внедрению ЭДО по счетам-фактурам и другим документам. Формата счета-фактуры пока нет, но есть пробный вариант, разработанный с нашим участием еще в 2009 году. Когда появится утвержденный ФНС формат, мы перепрограммируем наши решения и выпустим их в массы.

Во всем, что не касается счетов-фактур (в данном сегменте без оператора не обойтись по закону), организации в принципе могут работать и без участия оператора. Однако наличие оператора существенно упрощает бизнесу жизнь. Оператор может договориться и с контрагентами, и с другими операторами, определить единые правила, разрешить спорные ситуации.
Российские организации используют различные учетные системы (ERP, бухгалтерии), системы внутрикорпоративного документооборота, — 1С, SAP, Microsoft Axapta, Oracle EBS, Directum, DocsVision, и др. Мы помогаем осуществлять документооборот между ними независимо от того, какие системы и решения работают в той или иной организации.

Также готовится к выпуску совместное решение с компанией 1С — программный продукт «1С-Такском», который позволит легко и просто наладить электронный документооборот между пользователями, работающими в системе 1С. Это важно, так как на 1С в России работает большинство организаций, особенно из малого и среднего бизнеса.

— Пока не было форматов электронных счетов-фактур, на чем Вы строили свое развитие?

— Совершенствовали базовую технологическую систему обмена электронными документами. Второе направление — разработка интеграционных решений, дающих возможность интегрироваться с различными типами учетных систем и систем документооборота. Проще говоря, договаривались с автоматизированными системами. Как только появятся все необходимые форматы, мы будем готовы максимально оперативно внедрять решения электронного документооборота в любых организациях.

Добавить комментарий